Capacitar al tercero y poder probar que lo hizo
Buena parte de las obligaciones de cumplimiento no se satisfacen con que el tercero reciba un documento, sino con que lo haya leído, comprendido y aceptado, y con que exista constancia. Aplica al código de ética y de conducta, a las políticas anticorrupción y de regalos, a la inducción de seguridad del sitio, y a las capacitaciones específicas por tarea que habilitan a una persona a ejecutar un trabajo determinado.
Verdana asigna capacitaciones y evaluaciones a terceros y a personas según su clasificación y su rol, con contenido propio de la empresa, evaluación con nota mínima y reintento, y vigencia. Una capacitación vencida inhabilita: si la inducción de seguridad de un trabajador caducó, esa persona deja de estar habilitada para ingresar hasta que la repita. La constancia —fecha, resultado, versión del contenido aceptado— queda en el legajo.
El detalle de la versión importa más de lo que parece. Cuando el código de conducta se actualiza, hay que poder demostrar quién aceptó qué versión y en qué momento, y volver a solicitar la aceptación a toda la base sin perder el registro anterior.